きしこんにちは。
クラウド会計に強い栃木・宇都宮のマロニエ会計事務所です。
「毎月の経理業務に追われて、新規事業の検討までなかなか手が回らない…」
「在宅勤務でも経理業務を円滑に進めたいけれど、今の会計ソフトでは難しい…」
「会計データをリアルタイムで確認して、スピーディーな経営判断をしたい…」
このような課題を抱えている経営者の方は、決して少なくありません。
近年、宇都宮の中小企業でも、こうした課題を解決する手段としてクラウド会計の導入が急速に進んでいます。
本記事では、経営者の皆様に向けて、クラウド会計の基礎知識から導入メリット、そして成功のための具体的なポイントまでを、わかりやすく解説していきます。
クラウド会計とは？宇都宮の中小企業向け基本解説
デジタルトランスフォーメーション（DX）が加速する今日、会計業務のあり方も大きく変わりつつあります。特に、コロナ禍を契機としたリモートワークの普及により、従来の会計ソフトでは対応が難しい状況が増えてきました。
そんな中、クラウド会計は場所や時間にとらわれない新しい働き方を実現する、強力なツールとして注目を集めています。
宇都宮市内の導入企業様からは、「経理業務の効率が劇的に改善した」「経営の意思決定が速くなった」といった声が多く寄せられています。
では、具体的にクラウド会計とは何なのでしょうか？
クラウド会計の定義と特徴
クラウド会計とは、インターネット上で運用される次世代の会計システムです。
インターネットブラウザさえあれば、いつでもどこからでも会計業務が行えるようになります。
主な特徴として、以下のような点が挙げられます。
- クラウドサーバーでのデータ管理による、リアルタイムでの情報共有と自動バックアップ
- 多層的なセキュリティ対策と柔軟なアクセス権限設定による安全性の確保
このような特徴により経理担当者だけでなく、経営者も必要なときに必要な会計情報にアクセスできる環境が整います。
例えば、取引先との商談中に最新の売掛金残高を確認したり、出張先から経費の承認を行ったりといった、機動的な業務遂行が可能となります。
従来のインストール型の会計ソフトだと、インストールされているパソコンを経理担当者が使用していると社長や役員などが最新の試算表や仕訳を確認できないということもありましたが、クラウド会計ではそれがありません。
また、システムの自動アップデート機能により、常に最新の機能や制度改正に対応したシステムを利用できます。
これは、会計ソフトの更新作業に頭を悩ませていた経理担当者にとって、大きな負担軽減となりますし、アップデート費用の削減にも繋がります。
従来の会計ソフトとの違い
「結局のところ、今使っている会計ソフトと何が違うのか？」という疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。ここでは、従来型の会計ソフトとクラウド会計の違いについて、具体的に解説していきます。
最も大きな違いは、データの保存場所とアクセス方法です。
- 従来型会計ソフト：データはインストールしたパソコン内のみ
- クラウド会計：データはクラウド上に保存。どこからでもアクセス可能
従来型の会計ソフトでは、会社の特定のパソコンにソフトウェアをインストールし、そのパソコンでしかデータにアクセスできませんでした。これは、在宅勤務やリモートワークが一般的となった現在では、大きな制約となっています。
一方、クラウド会計では、データはすべてクラウド上に保存され、インターネット環境があれば、どこからでもアクセスが可能です。
このため、経理担当者が在宅勤務をしていても、通常通りの業務遂行が可能となります。
コスト面でも大きな違いがあります。
従来型の会計ソフトは、初期導入時に高額なライセンス料が必要なものもありました。
対して、クラウド会計は月額制のサブスクリプション方式が一般的で、初期投資を抑えながら導入することができます。
きし特に資金的な制約の大きい中小企業にとって、この点は重要なメリットとなりますね。
クラウド会計の主な機能
クラウド会計は、単なる帳簿作成のデジタル化にとどまりません。企業の経営効率化を実現する多彩な機能を備えており、中小企業の経営改革を強力にサポートします。
特に注目すべきは、AIによる自動仕訳機能です。1度入力された仕訳をAIが学習するため、定型的な仕訳はほぼ自動で処理することが可能です。これにより、経理担当者の作業負担が大幅に軽減されます。
他にも、経営者にとって特に有用な機能として、以下が挙げられます。
- リアルタイムでの経営指標の確認と分析
- 部門別収益分析による採算性の把握
経営管理支援機能として、リアルタイムでの財務状況把握や経営レポートの自動生成、キャッシュフロー予測機能なども搭載されています。例えば、日々の売上状況や経費の使用状況をグラフや表で視覚的に確認できるため、経営状況の把握が容易になります。
宇都宮の中小企業がクラウド会計を導入するメリット
宇都宮エリアの中小企業においても、クラウド会計の導入は着実に進んでいます。
実際の導入企業からは、「経営の可視化が実現した」「意思決定のスピードが格段に上がった」といった声が寄せられています。
ここでは、具体的にどのようなメリットがあるのか、詳しく解説していきます。
業務効率化と時間の節約
経理業務の効率化は、企業全体の生産性向上に直結します。
特に人材リソースの限られる中小企業にとって、この効果は非常に大きなものとなります。
導入企業の実績によると、経理作業時間は平均して30〜50%削減されています。
これは、単純な作業時間の削減だけでなく、入力ミスの減少によるチェック作業の軽減や、決算作業の迅速化なども含まれます。
創出された時間は、経営戦略の立案や営業活動の強化、社員教育の充実といった、より付加価値の高い業務に振り向けることができます。
ある宇都宮市内の製造業では、経理業務の効率化により生まれた時間を活用して、新規事業の開発に取り組み、売上の向上につなげた事例もあります。
コストの削減と初期投資の低減
クラウド会計の導入は、コストパフォーマンスの観点からも優れた選択肢となります。
特に、資金的な制約の大きい中小企業にとって、コスト面でのメリットは重要です。
従来型の会計ソフトでは、初期導入時に高額なライセンス料が必要なものもありました。加えて、サーバーの購入・維持費用、定期的なバージョンアップ費用なども必要でした。
一方、クラウド会計では、月額制の利用料金で必要な機能をすべて利用できます。
実際の導入企業では、システム関連費用の年間30-50%の削減が実現しています。
さらに、書類のデジタル化による印刷・保管コストの削減、経理担当者の残業代削減なども加えると、総合的なコストメリットは非常に大きなものとなります。
経理人材の確保
昨今、中小企業では経理人材の採用難の声を多く聞くようになっています。
クラウド会計の導入により、リモートでも経理業務を行うことが出来る体制を確保することができれば、育休中のママさんや副業の方も経理人材として採用することが可能です。
きし実際に弊所でもクラウド会計を活用して、1度も出社せずに、フルリモートで会計ソフトの入力業務を行っている職員がいます。
リアルタイムなデータアクセスと経営判断の迅速化
クラウド会計の最大の強みは、リアルタイムでの経営判断を可能にする点です。
従来は月次決算を待たなければ把握できなかった経営状況を、日々確認できるようになります。
従来のインストール型ソフトでは、仕訳や試算表を確認するために、会計ソフトがインストールされている経理のPCの前で順番待ちをするという光景も見られました。
しかし、クラウド会計では、自身のログイン用のIDとパスワード、ネット環境さえあれば、どのパソコンからでもログインが可能です。経営情報を即座に確認することができます。
セキュリティの向上とデータバックアップの安心感
データセキュリティの面では、クラウド会計は従来のシステムを大きく上回る安全性を提供します。
「クラウドは不安」という声をよく耳にしますが、実際には、専門のデータセンターによる24時間365日の監視体制により、一般企業の社内システムよりもはるかに高度なセキュリティが確保されています。
特に重要な機能として、以下が挙げられます。
- データの暗号化と多要素認証による強固な情報保護
- 自動バックアップによる確実なデータ保全
実際の活用例として、宇都宮市内のある建設業では、台風による事務所の浸水被害を経験しましたが、クラウド会計の導入により会計データは完全に保護され、業務の継続性を確保できたケースがあります。
きし自然災害が増加する昨今、このようなデータ保護の重要性は一層高まっています。
クラウド会計導入時に宇都宮の中小企業が注意すべきポイント
クラウド会計の導入を成功させるためには、いくつかの重要なポイントに注意を払う必要があります。
特に宇都宮の中小企業においては、地域特性を考慮した準備が重要となります。
インターネット環境の整備と安定性
クラウドサービスの利用には、安定したインターネット環境が必須条件となります。
宇都宮市内でも、地域やプロバイダによってはインターネット回線の品質に差があることを認識しておく必要があります。
導入前には、必ず現在の回線速度の測定を行いましょう。
実際の導入事例では、光回線が利用できない地域の企業が、複数のモバイル回線を組み合わせることで、安定した運用を実現しているケースもあります。重要なのは、自社の環境に合わせた適切な対策を講じることです。
従業員への教育とシステムへの適応
新しいシステムの導入には、必ず従業員の教育が必要となります。
特に、これまで紙ベースでの作業に慣れていた従業員には、丁寧なサポートが重要です。従業員からの反発があることも想定されますので、社内にはクラウド会計導入の目的や背景を丁寧に説明することが重要です。
教育・研修においては、基本操作の習得から応用機能まで、段階的な学習プログラムを組むことが効果的です。
宇都宮市内の成功事例では、まず経理部門の中心メンバーを「キーパーソン」として育成し、その後、キーパーソンが他の従業員をサポートする体制を構築することで、スムーズな導入を実現しています。
また、操作方法の習得だけでなく、新しい業務手順への適応も重要です。
例えば、領収書の電子化では、撮影時の注意点や保存方法など、新しい業務ルールの確立が必要となります。
資料のやり取りには、GoogleドライブやDrobboxといった、ファイル共有サービスの利用も必須になるでしょう。これらのルールを明確化し、全従業員で共有することが、円滑な運用につながります。
データ移行の計画と既存システムとの連携
クラウド会計への移行で最も慎重を要するのが、既存の会計データの移行作業です。特に、年度の途中での移行は避け、決算期に合わせて実施することをお勧めします。
データ移行においては、以下の手順で進めることが重要です。
- 移行データの範囲と優先順位の決定
- 既存システムとの並行運用期間の設定
宇都宮市内のある卸売業では、新年度開始の3ヶ月前から準備を開始し、1ヶ月間の並行運用期間を設けることで、トラブルのない移行を実現しました。
きしこのように、十分な準備期間を確保することが、成功の鍵となります。
セキュリティ対策とアクセス権限の管理
クラウド会計を安全に運用するためには、適切なセキュリティ対策とアクセス権限の管理が不可欠です。
特に、複数の従業員がシステムを利用する場合、各自の業務内容に応じた適切なアクセス権限を設定する必要があります。
例えば、一般の経理担当者には日常的な仕訳入力の権限のみを付与し、決算処理や重要なデータの修正権限は管理者のみに制限するといった具合です。
このような適切なアクセス制御により、意図しないデータの変更や情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。
まとめ
クラウド会計は、宇都宮の中小企業の経営改革に欠かせないツールとなっています。しかし、導入に際しては適切な準備と専門知識が必要不可欠です。
マロニエ会計事務所では、長年にわたり栃木県・宇都宮市の中小企業のデジタル化をサポートしてきました。クラウド会計の導入支援においても、豊富な実績と専門知識を活かし、お客様に最適なソリューションをご提案いたします。
- 宇都宮地域の業界特性を熟知した専門スタッフが対応
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